Tout
frais engendré par l’activité professionnelle du salarié de droit commun
et avancés par lui, doivent lui être remboursés.
On ne prend pas en compte bien-sûr, (sauf accords particuliers figurant au contrat de travail), les déplacements du domicile au lieu de travail.
Nous allons voir 2 types de frais : frais de déplacement et frais de vie.
5.6.1.
Frais de déplacement
Véhicule
Ø
Si le véhicule
appartient à l’entreprise.
Il peut s'agir
d’un véhicule de service
2 places
TVA récupérable
assuré uniquement pour les déplacements professionnels
Il peut s’agir
d’un véhicule de fonction
4 à 5 places
TVA non récupérable
Assuré tous déplacements
Ce véhicule constitue pour le salarié un avantage
en nature qui va générer pour l’entreprise et le salarié,
des charges sociales et une incidence fiscale pour le bénéficiaire.
Il est possible également
de prendre une voiture en leasing
et de récupérer la TVA sur les loyers.
Certaines
entreprises demandent au salarié de payer une quote-part pour qu’il puisse
utiliser le véhicule de service en dehors de son travail.
Ø
Si le véhicule appartient au salarié
3 types de remboursements :
ü
Le remboursement au réel
Le salarié se fait rembourser sur factures : l’essence,
l’entretien, les réparations, le surplus d’assurance…
ü
Le forfait
Le salarié se fait rembourser, sans justificatif,
un forfait de 700 à 1.000 €. par mois.
ü
Le forfait kilométrique
Le salarié se fait rembourser ses déplacements sur la base des kilomètres
professionnels déclarés.
Cette formule est plus avantageuse pour le salarié parce qu’elle prend en
compte l’amortissement du véhicule
Il n’y a pas de minimum de remboursement
Mais
si en fin d’année le salarié peut prouver que le forfait kilométrique n’a
pas couvert le montant réel de ses frais,
il est en droit de demander le complément.
Il n’y a pas de maximum
Cependant
un plafond
a été déterminé par l'administration au dessus duquel le remboursement est
considéré comme un avantage en nature.
Donc imposable et chargeable.
Par ailleurs, le remboursement au forfait kilométrique oblige l’entreprise à
tenir à jour une feuille de route
avec les déplacements des commerciaux :
Jour, villes, nombre de kilomètres, entreprises visitées, personnes rencontrées…
L’entreprise fait tenir cette feuille par le commercial.
Un inspecteur des impôts peut la demander pour justifier le remboursement au forfait kilométrique d’un commercial. En l’absence de ce document, l’inspecteur est en droit, en cas de doute, de redresser sur la base des ratios habituels dans la branche.
Les
autres frais de déplacement
Train, avion, taxi, autoroute, parking… sont remboursés aux frais réels sur justificatifs.
Il
est assez fréquent que l’entreprise restreigne certaines utilisations :
interdiction du taxi quand le bus est possible, train en 2eme
classe…
La "largesse" des remboursements peut aussi constituer, pour
l'employeur, une rémunération déguisée.
Les
frais de vie